KI-ROI-Rechner
Schätzen Sie in unter einer Minute, was die Automatisierung eines Prozesses pro Jahr einspart — mit Netto-Einsparung, Break-Even und ROI. Die Startwerte basieren auf öffentlichen Benchmarks, sind aber vollständig an Ihren Prozess anpassbar.
Was möchten Sie mit KI automatisieren?
So berechnet der KI-ROI-Rechner
Der Rechner leitet die Einsparung Schritt für Schritt aus Ihren Eingaben ab. Alle Formeln sind bewusst nachvollziehbar gehalten — Sie können jeden Wert manuell überprüfen.
- Eingesparte Stunden pro Jahr = Vorgänge pro Monat × 12 × Zeit pro Vorgang (Minuten) × Automatisierungsgrad ÷ 60. Der Automatisierungsgrad ist der Anteil der Bearbeitungszeit, den die KI übernimmt.
- Brutto-Einsparung pro Jahr = eingesparte Stunden pro Jahr × Personalkosten pro Stunde (Vollkosten Ihres Mitarbeiters inkl. Nebenkosten, nicht der ISAR-Satz).
- Netto-Einsparung pro Jahr = Brutto-Einsparung − laufende Kosten pro Monat × 12. Die laufenden Kosten decken Cloud- bzw. API-Nutzung, Wartung und Betrieb ab.
- Break-Even (Monate) = einmalige Investition ÷ (Netto-Einsparung pro Jahr ÷ 12). So viele Monate dauert es, bis die laufende Einsparung die einmalige Investition gedeckt hat.
- ROI nach 12 Monaten (%) = (Netto-Einsparung pro Jahr − einmalige Investition) ÷ einmalige Investition × 100.
Das Ergebnis wird als Spanne ausgewiesen: Die untere und obere Grenze entstehen, indem der Rechner die Formel einmal mit dem Minimum und einmal mit dem Maximum des Benchmark-Automatisierungsgrads für den gewählten Prozess durchrechnet. So sehen Sie ein konservatives und ein optimistisches Szenario statt einer trügerisch exakten Einzelzahl. Umsatz-, Qualitäts- und strategischer Nutzen kommen zusätzlich hinzu und sind hier nicht eingerechnet — die vollständige Herleitung in vier Nutzendimensionen finden Sie im Artikel KI-ROI berechnen.
Benchmark-Werte je Prozess
Der Rechner nutzt für jeden Prozess belegte Startwerte. Die folgende Tabelle zeigt die hinterlegte Zeit pro Vorgang, die Spanne des Automatisierungsgrads und die jeweilige Quelle. Passen Sie die Werte im Rechner jederzeit an Ihre realen Prozessdaten an.
| Prozess | Zeit/Vorgang | Automatisierungsgrad | Quelle |
|---|---|---|---|
| Rechnungs-/Dokumentenverarbeitung | 8 Min. | 70–80 % | McKinsey Global Institute, A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity (2017) |
| Kundensupport / E-Mail-Beantwortung | 6 Min. | 20–40 % | Brynjolfsson, Li & Raymond, Generative AI at Work, NBER Working Paper 31161 (2023) |
| Angebots-/Dokumenterstellung | 120 Min. | 30–45 % | Noy & Zhang, Experimental evidence on the productivity effects of generative artificial intelligence, Science (2023) |
| Stammdaten-/Dateneingabe | 3 Min. | 60–75 % | McKinsey Global Institute, A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity (2017) |
| Ausschreibungs-/Lead-Sichtung | 10 Min. | 50–65 % | McKinsey Global Institute, A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity (2017)Hinweis: Proxy-Ableitung aus MGI-Aktivitätsklasse, keine direkte Studie |
| Vertrags-/Dokumentenprüfung | 60 Min. | 40–60 % | LawGeex-Studie 2018, berichtet von Artificial LawyerHinweis: Einzelstudie, anbieternah, nur Erstsichtung — finale Freigabe bleibt beim Menschen |
| Eigener Prozess | 10 Min. | 50–70 % | Generischer Richtwert |
KI-ROI im größeren Zusammenhang
Ein positiver Rechenwert ist der Anfang, nicht das Ziel. Wie Sie die passenden Use Cases priorisieren, zeigt der Leitfaden KI-Strategie entwickeln. Woran Vorhaben trotz solider Rechnung scheitern, analysieren wir unter warum KI-Projekte scheitern. Und welche Prozesse sich im Mittelstand konkret automatisieren lassen, lesen Sie in KI-Automatisierung im Mittelstand.
Häufig gestellte Fragen
Wie berechnet man den ROI eines KI-Projekts?
Die Grundformel lautet: ROI = (jährlicher Nutzen − jährliche Kosten) / Gesamtinvestition × 100. Der jährliche Nutzen ergibt sich aus den eingesparten Personalstunden multipliziert mit dem Stundensatz, abzüglich der laufenden Betriebskosten. Betrachten Sie den Nutzen dabei in vier Dimensionen — Kosteneinsparung, Umsatzsteigerung, Qualität und strategischer Wert. Rechnen Sie für den Business Case bewusst konservativ mit 60 bis 70 Prozent der erwarteten Einsparung: Bleibt der ROI auch dann positiv, ist das Projekt solide fundiert.
Welche Zeitersparnis durch KI ist realistisch?
Das hängt stark vom Prozess ab. Bei dokumentenbasierten, stark repetitiven Prozessen wie Rechnungs- oder Dateneingabe sind 60 bis 80 Prozent der Bearbeitungszeit automatisierbar. Bei wissensintensiven Tätigkeiten wie Kundensupport oder Angebotserstellung liegt der realistische Automatisierungsgrad eher bei 20 bis 45 Prozent, weil Urteil und finale Freigabe beim Menschen bleiben. Die Benchmark-Tabelle auf dieser Seite zeigt für jeden Prozess eine belegte Spanne aus öffentlichen Studien.
Was kostet ein KI-Automatisierungsprojekt?
Die Kosten richten sich nach dem Umfang. Fokussierte Einzel-Automatisierungen starten im niedrigen vierstelligen Bereich an einmaliger Investition, umfassendere Projekte mit Integration und Datenaufbereitung liegen typischerweise bei 25.000 bis 50.000 Euro einmalig. Hinzu kommen laufende Betriebskosten für Cloud- bzw. API-Nutzung, Wartung und Optimierung. Eine seriöse Kalkulation betrachtet die Total Cost of Ownership über mindestens zwei Jahre — der Rechner berücksichtigt deshalb einmalige und laufende Kosten getrennt.
Wann amortisiert sich eine KI-Investition?
Bei richtig gewähltem Use Case und professioneller Umsetzung erreichen fokussierte KI-Projekte im Mittelstand ihren Break-Even meist innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Der Rechner ermittelt den Break-Even, indem er die einmalige Investition durch die monatliche Netto-Einsparung teilt. Prozesse mit hohem Volumen und hohem Automatisierungsgrad amortisieren sich schneller als solche mit geringem Volumen oder niedrigem Automatisierungsgrad.
Woher stammen die Benchmark-Werte im KI-ROI-Rechner?
Die Automatisierungsgrade sind je Prozess mit öffentlichen Quellen hinterlegt — unter anderem dem McKinsey Global Institute, NBER-Arbeitspapieren und einer Studie in Science. Der voreingestellte Stundensatz von 45 Euro entspricht den durchschnittlichen Arbeitskosten je Stunde in Deutschland 2025 laut Statistischem Bundesamt (inklusive Lohnnebenkosten). Der Rechner zeigt die Netto-Einsparung bewusst als Spanne — die untere und obere Grenze ergeben sich aus dem Minimum und Maximum des jeweiligen Benchmark-Automatisierungsgrads.